Com uma semana de funcionamento, a plataforma desenvolvida na Fapeal recebeu mais de 300 solicitações para inclusão ou substituição de professores e alunos
Tárcila Cabral
A Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de Alagoas (Fapeal) está articulada com projetos que dinamizem e prospectem avanços para o serviço público, e com os seus editais não seria diferente. O Programa Professor Mentor, que foi viabilizado em conjunto com a Secretaria de Estado da Educação (Seduc), é uma das chamadas pioneiras nesse sentido. Desde a sua criação o edital traz perspectivas inéditas à educação e ciência alagoanas, mas, recentemente, os progressos tecnológicos ultrapassaram novas barreiras e têm auxiliado uma gestão mais ágil.
A proposta de facilitar o ingresso de proponentes e o recebimento de recursos do Professor Mentor começou quando o assessor científico de pesquisas e tecnologias, Daniel Alves, e o gerente da Gerência Executiva de Tecnologia da Informação (GETI), Fernando Souza, buscaram uma solução para uma parte de credenciamento do programa, que é executada pela Fapeal.
Este cadastro seria voltado para todos os professores e alunos inclusos no edital, o que demandaria de uma grande força de trabalho que, até então era manual. Assim, os gestores observaram a importância de um mecanismo que auxiliasse a realizar os credenciamentos, para que as pessoas pudessem enviar formulários eletrônicos.
Fizemos essa primeira etapa, que era o cadastramento e aí chegavam esses formulários aqui para a gente e era feita a análise. Foi montada uma equipe da Seduc que está trabalhando internamente para receber essa documentação e concluir o credenciamento, só que também surgiu uma outra necessidade, que era a desse programa conversar com o nosso sistema de pagamento que já existia, o Faplan”, citou o especialista em gestão de projetos de TI.
Assim, a integração de programas contemplou a demanda de trabalho de um funcionário realizar um registro em um sistema e executar um novo registro em outro: o sistema automaticamente passou a efetuar esse vínculo.
Mas, a partir da implementação, notou-se igualmente um grande fluxo de substituição de professores, que saíam do programa e mudavam de turma, o que gerava um esforço operacional significativo.
A equipe do Professor Mentor recebiam todas as informações por e-mail. Foi aíque, mesmo sem as operações de mudança estarem previstas no sistema, Fernando Souza decidiu começar a trabalhar nelas.
O gerente explica que o salto dado neste escopo foi grande ao transformar todos os cadastros digitais, inclusive os de desligamento e de inclusão, porque ao invés de receber por e-mail os dados sem validação, com informações faltando e com falhas, hoje é possível encontrar tudo num único documento, em um formulário de solicitação de mudança.
O sistema não deixa passar dados errados e, além disso, no próprio formulário os professores já fazem a inclusão da documentação que conta com os crivos e validações necessárias. Portanto o material alcança os operadores de maneira organizada: eles verificam se os conteúdos estão batendo com os dados informados, e num clique é feito o cadastro e a vinculação para o sistema de pagamento.
“O processo antes era de receber no e-mail, verificar, quando tinham dados errados precisava voltar o e-mail para o professor, para o professor corrigir e devolver. Aí tinha que juntar um montante de documentos e gerar todos, depois de ordenar os materiais o próprio operacional da Fapeal é quem ia fazer o cadastro no sistema e ia realizar essa vinculação no sistema do Faplan, que é o sistema de pagamento, e ainda ia juntar todos os PDFs para gerar um PDF só e incluir no SEI”, frisou o gestor da GETI.
Este foi um serviço em que o programa também conseguiu automatizar, reduzindo de 70% a 80% do trabalho manual que era feito. Mas hoje se faz tudo isso automaticamente. A plataforma gera um único PDF com todas as informações e todos os anexos, fornecendo um ganho considerável de tempo e trabalho para os envolvidos.
A receptividade da ferramenta
A implementação da plataforma começou há pouco mais de um mês e, em questão de uma semana, houve mais de 300 solicitações de inclusão no programa.
A receptividade para os professores foi mais que positiva: a plataforma simboliza um ganho para a classe: A padronização evita falhas, consome menos tempo dos operadores e dos usuários, e agiliza o processo para implementação das bolsas e liberação dos recursos.
“Agora tá tudo organizado, eles têm o acompanhamento, têm o feedback do retorno, se houver alguma pendência pelo próprio sistema eles já verificam lá qual é. O próprio sistema vê lá a listagem e a pendência na solicitação e a equipe aqui já fala para o usuário: Olha você precisa ajustar o documento, precisa ajustar essa informação. E aí ele já faz a edição no próprio sistema, com o acesso disponibilizado ele faz a edição e reenvia”, cita Fernando Souza.
Perspectivas futuras para a plataforma
A ferramenta deve vir a ser adaptada para levar mais automação à outros editais da Fapeal compatíveis com o modelo. A ideia dos gestores da fundação é que os ganhos com a automação sejam gradativamente expandidos, estendendo os benefícios para servidores e cidadãos.