Objetivo é proteger informações médicas responsáveis por avanços em pesquisas nas áreas da saúde e facilitar a gestão de documentos
Ascom Ufal
Recuperar, preservar um recorte importante da memória institucional do Hospital Universitário Professor Alberto Antunes (Hupaa) e salvaguardar informações médicas fundamentais para pesquisas e avanços nas áreas da saúde é o que busca o projeto Tratamento e organização dos prontuários do Hupaa. A ação – que está sendo realizada pela Unidade de Telessaúde, pelo Serviço de Atendimento Médico e Estatística (Same), com o apoio do curso de Biblioteconomia da Universidade Federal de Alagoas (Ufal) e da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de Alagoas (Fapeal) – prevê as etapas de higienização, digitalização, armazenamento adequado e descarte dos documentos da instituição. Fundado em 1970, o acervo do HU conta com mais de 900 mil prontuários.
Coordenada por Rosaline Mota, professora do curso de Biblioteconomia da Universidade Federal de Alagoas (Ufal) e profissional do HU, a equipe – que também é composta por profissionais do Hospital e estudantes da Ufal, da disciplina de Estágio Supervisionado – trabalha com os documentos de pacientes atendidos durante a permanência do navio norte-americano SS Hope, ancorado no Porto de Jaraguá, em 1973. A expedição do Hope em Alagoas foi resultado de um intercâmbio científico entre a Ufal, a então Secretaria de Saúde do Estado e a Universidade de Harvard.
De acordo com Rosaline Mota, o trabalho desenvolvido no arquivo de prontuários do HU reduz a necessidade de espaço físico e segue a Lei 13.787, norma que dispõe sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente. A norma regulamenta que, caso haja digitalização e certificação digital aprovada pela Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS) ou instituição equivalente, os prontuários inativos, guardados por mais de 20 anos, poderão ser descartados e mantidos apenas em meio eletrônico.
Reafirmando a importância de assegurar todos os processos de documentação, a coordenadora salienta que o prontuário tem uma grande relevância no gerenciamento institucional. “O prontuário do paciente é, de forma efetiva, a maior fonte de informações para tomada de decisões administrativas e assistenciais, pois é no prontuário do paciente que estão registradas todas as informações de qualquer procedimento de atendimento, além de o documento auxiliar e facilitar a comunicação entre as equipes de saúde que atuam no hospital”, destaca a docente.
A coordenadora do projeto afirma que o prontuário pode ser visto como uma fonte histórica da saúde de uma determinada população e reforça a importância de que os dados registrados servem para avanços em estudos e pesquisas na área de saúde do estado. “Temos [HU], em média, 80% da história da saúde de média e alta complexidade de Alagoas e já observamos, no cenário nacional, diversas iniciativas para que outros hospitais trabalhem nessa lógica de organização documental. Temos um desafio muito grande em tratar esses arquivos do navio Hope”, diz.
Estudante do curso de Biblioteconomia, Márcia Vargas diz que a atuação no projeto contribuiu para a sua formação profissional e no conhecimento de outros campos de atuação do bibliotecário. “Para a Biblioteconomia, este projeto é de fundamental relevância, a partir do momento em que busca salvaguardar a memória da instituição, através da preservação dos documentos [prontuários]. Fazer parte de um projeto pioneiro no Hospital é extremamente relevante para o meu currículo e enriquecedor de conhecimento e aprendizado”, assegura.
Como fruto do projeto, foi criada a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e Revisão de Prontuários, que conta com regimento interno e desenvolve ações para a preservação do acervo gerado a partir dos atendimentos a pacientes do HU.
Já nos primeiros dois meses de execução do projeto Tratamento e organização dos prontuários do Hupaa, foram higienizados cerca de 2.500 prontuários regulares e, em torno, de 900 registros de pacientes atendidos pelo navio Hope.
Estudantes e o projeto
O projeto conta também com a participação de estudantes vinculados ao Programa Institucional de Bolsas de Iniciação Científica (Pibic) da Ufal, orientados pela professora Rosaline Mota, que trabalha com a identificação das variadas tipologias documentais existentes em todos os arquivos do Hupaa.
Os estudantes que atuam no projeto passam por treinamento com a equipe da Fapeal, composta por bibliotecários e profissionais da área de análise e desenvolvimento de sistemas, que buscam a capacitação e utilização das técnicas necessárias às atividades de higiene e conservação de documentos.
Sobre a Ebserh
Desde janeiro de 2014, o Hupaa-Ufal faz parte da Rede Ebserh. Vinculada ao Ministério da Educação (MEC), a Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares (Ebserh) atua na gestão de hospitais universitários federais. O objetivo é, em parceria com as universidades, aperfeiçoar os serviços de atendimento à população, por meio do Sistema Único de Saúde (SUS), e promover o ensino e a pesquisa nas unidades filiadas.
A empresa, criada em dezembro de 2011, administra atualmente 40 hospitais e é responsável pela gestão do Programa Nacional de Reestruturação dos Hospitais Universitários Federais (Rehuf), que contempla ações em todas as unidades existentes no país, incluindo as não filiadas à Ebserh.