Dois projetos da Fundação foram selecionados para concorrer na Fapeal: o Sistema Plane, e o ÔxeTech Work, em parceria com a Secti
Deriky Pereira e Tárcila Cabral
A Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de Alagoas (Fapeal) foi destaque no concurso Ações Inovadoras, promovido pela Secretaria de Estado do Planejamento, Gestão e Patrimônio (Seplag). Em evento, realizado na última segunda-feira (5) no Centro de Inovação do Polo Tecnológico (CIPT), o órgão conquistou o segundo lugar na categoria Atendimento ao Cidadão e Políticas Públicas com o programa ÔxeTech, executado em parceria com a Secretaria de Estado da Ciência, da Tecnologia e da Inovação (Secti).
O ÔxeTech é resultado de uma política pública que tem por objetivo difundir a cultura de empreendedorismo e inovação por meio da capacitação no segmento de tecnologia da informação. Para o Assessor Científico de Pesquisas e Tecnologias da Fapeal, Daniel Carvalho, o programa é uma plataforma de inovação que trabalha com algumas ações, a primeira é à questão da qualificação de jovens estudantes e profissionais de TI, eles possuem acesso a uma plataforma que dispõe de diversos cursos de desenvolvimento de software e web, com o objetivo de aperfeiçoar seus conhecimentos e aprimorá-los. Esses cursos possibilitam que os estudiosos possam entrar no mercado de trabalho como programadores e desenvolvedores, ou apenas migrarem para a área de inovação.
Além disso o ÔxeTech tem um outro agente que é o ÔxeDin, uma espécie de Linkedin onde as empresas ofertam as vagas e os candidatos observam as oportunidades através dessa plataforma de interação. Por fim, tem-se o ÔxeTech Work que é o ponto do edital que liga os jovens que realizam cursos na plataforma ao mercado de trabalho, as organizações informam a Secti quantas vagas estão disponíveis e criam o compromisso de receber o estudante que vira um aprendiz durante seis meses. Nesse período o estudioso irá receber a bolsa paga pela Fapeal, e após a vigência a empresa se compromete em contratá-lo por mais 12 meses.
“A premiação para as instituições é importante porque identificamos que, uma política pública que relacione os setores público e privado pode ter bons frutos, e isso faz com que as ações da Secti e da Fapeal, o conjunto nesse sentido de inovação seja reconhecido. É importante entender que isso viabiliza um futuro onde as políticas públicas voltadas à inovação sejam mais reconhecidas e possam ser mais valorizadas pelo Governo do Estado e a população em geral”, frisou o assessor.
Conhecendo o Plane e suas funcionalidades
Mas não foi só com o ÔxeTech que a Fapeal participou do concurso, a Fundação também submeteu ao júri o Sistema Plane – plataforma interna de intranet da Fapeal. A iniciativa, segundo o Gerente Executivo de Tecnologia da Informação da Fapeal, Fernando Souza, surgiu de uma demanda administrativa, após identificarem que a Gerência Executiva de Gestão de Pessoas (GEVP) tinha um trabalho oneroso em processos que necessitavam de tempo e certos trâmites. O gestor aborda que, a ideia do programa era de justamente trazer uma agilidade e uma facilitação na execução dessas operações.
Já a colaboradora da GEVP, Juliana Alencar, explica que, anteriormente com o uso das pastas físicas absolutamente tudo relativo à vida pública dos funcionários deveria ser impresso e armazenado. Os conteúdos englobavam portarias, capacitações, afastamentos, licenças, entre outros documentos. Portanto todo esse volume era anexado para que fossem promovidas posteriormente análises e auditorias de precisão. Quando eram realizadas, por exemplo, a folha de pagamento o setor levava uma semana lidando com toda a conferência, e hoje em 15 minutos ele é capaz de executar o processo através do Plane.
Outro ponto importante foi o acesso à informação de cada colaborador, os usuários não precisam mais solicitar essas demandas, afinal eles possuem um currículo pronto dentro do sistema. O profissional apenas submete suas informações, que são validadas pela GEVP e posteriormente elas ficam salvas na sua ficha funcional on-line.
“Antes, por exemplo, para dar uma informação de um saldo de férias o colaborador solicitava e a gente levava um tempo para dar a resposta, porque usávamos a pasta física, então teríamos de procurar a documentação. Hoje tanto nós podemos dar essa resposta rápida, como o colaborador também tem acesso ao Plane com o seu saldo, isso otimiza tempo. Sem contar que há alguns anos isso era tudo arquivado no setor em pastas físicas, e agora é sustentável, não guardamos mais papel nenhum”, explicou Juliana Alencar.
A GEVP foi o primeiro setor da Fapeal que utilizou o programa, mas dentro dessa plataforma Fernando Souza alocou um espaço para que houvesse a abertura de chamados relativos à Gerência Executiva de Tecnologia da Informação (GETI), para apoio com emergências desse escopo. E com o tempo a iniciativa foi se expandindo por outros setores, como o almoxarifado que, ao utilizar o sistema obteve o seu tempo de processos reduzido e um controle maior com relação aos pedidos que eram efetuados. Os colaboradores fazem os pedidos e os gestores do setor tem todo o controle do fluxo até a entrega dos itens.
Entretanto, o Patrimônio também foi outro segmento que conquistou maior autonomia, afinal o programa fornece suporte para o remanejamento de bens materiais da Fundação. É um ganho amplo para toda a Fapeal.
“Hoje o Plane dá suporte para ser tudo monitorado, o colaborador pode fazer chamados tanto para a GETI, como para a Copa. Nós temos um painel instalado na Copa, e, de onde o colaborador estiver ele pode pedir o seu cafezinho e a sua água, e o pessoal da Copa já recebe e executa isso”, explicou o cientista da computação.
Atualmente, o Gerente de TI e a colaboradora da GEVP abordam os novos desafios de promover a plataforma em outros órgãos. Eles avaliam a saúde e a qualidade de vida dos funcionários que demandam de esforços contínuos para realizar o mesmo serviço em pastas maiores.
“Eu penso muito na Secretaria de Estado da Saúde (Sesau), porque ela é gigantesca, tem unidades, hospitais e os próprios servidores. Então imagine o Plane lá, esse trabalho de folha, se levando um processo em conta, porque o processo consiste em que o RH receba o que vai ser pago e confronte se os registros estão certos. Mas com o sistema cruzando todos os dados, eles já teriam as informações, o sistema faz todo o relatório”, abordou o gestor.
Já a profissional reforça que não vê uma ferramenta similar sendo empregada em outros órgãos, que seja capaz de dialogar com tantos setores e a responder amplas demandas. Uma delas foi a listagem de cursos que os colaboradores desejam participar através da Escola de Governo, pois todos os anos a Seplag solicita essa demanda a GEVP, que deve responder com as escolhas completas. Atento a essa demanda, o criador e programador do Plane, Fernando Souza, criou um link dentro do programa para que os funcionários da Fapeal selecionassem rapidamente suas opções, e depois automaticamente era tudo contabilizado.
Neste momento, o cientista da computação avalia a proposta futura da plataforma, que é, além de propor uma replicação para outros órgãos, disponibilizar uma integração de gestão que atravesse o estratégico, o tático e o operacional. O intuito é automatizar alguns serviços nesses quesitos para que gradualmente se diminuam os trabalhos repetitivos: “Assim deixamos as pessoas livres para pensarem em inovações, em novos processos, terem mais tempo e mais qualidade para criar, entendeu?” citou ele.
O gerente finalizou declarando acreditar que, com este auxílio, os colaboradores serão capazes de executar seus trabalhos com maior desempenho e qualidade, realizando atendimentos completos e humanizados, diminuindo-se assim a margem de erro que é comum em atividades rotineiras, mas bastante raras em sistemas automatizados.
Sobre o Concurso
O concurso Ações Inovadoras é uma iniciativa que visa reconhecer, valorizar e premiar ideias ou projetos desenvolvidos por servidores estaduais para gerar inovação e transformação no serviço público de Alagoas. Do total de 42 trabalhos inscritos – número considerado alto pela comissão organizadora – 21 foram selecionados para concorrência de acordo com os requisitos exigidos pelo edital.
